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El mejor sistema operativo para la pyme

Las preferencias en cuanto a sistemas operativos siempre han estado divididas entre los diferentes usuarios y sus respectivas necesidades. Así pues, ¿por qué iba a ser diferente en el caso de las empresas? Cada uno de los sistemas operativos más habituales en la actualidad, es decir, Windows, Linux y Mac OS, cuenta con unas ventajas y unos inconvenientes. Esto los convierte en “preferibles” o no para una empresa en función de sus necesidades y prioridades.

Ventajas e inconvenientes de cada una de las tres opciones

Windows

En este caso, ha sido el mejor sistema operativo para empresas durante largo tiempo dada la escasez de alternativas. Pero ahora eso ha cambiado y se enfrenta a una competencia cada vez más dura.

Entre sus ventajas se encuentran el ser el más comúnmente utilizado, lo que contribuye a su utilidad en empresas que prefieren lo conocido y aquello que les permitirá más fácilmente la compartición de aplicaciones y documentos.

Asimismo, cuenta con herramientas de gran utilidad para empresas. Además, precisamente por el hecho de ser muy conocidos, tanto el SO como sus aplicaciones, casi todo el mundo tiene algún conocimiento de su uso, evitando así la realización de cursos de formación previa.

Como inconvenientes encontramos, primero que, precisamente por ser el más utilizado, es el que tiene más posibilidades de infección por virus de todo tipo, lo cual supone una inversión extra en cuestiones de seguridad informática. Y segundo, que no es gratis, aunque tampoco es especialmente caro.

Linux

Desde que las diferentes distribuciones de Linux como sistemas operativos para la empresa han aparecido, se han convertido en una interesante alternativa, especialmente, dado que la mayoría de estas son gratuitas e incluyen diversas aplicaciones entre las que se encuentra una suite ofimática similar a la de Windows.

Este sistema operativo es especialmente interesante para empresas que, por estar empezando, no pueden invertir demasiado en licencias de software ya que casi todas las aplicaciones que funcionan bajo Linux son, al igual que este, gratuitas.

Se podría considerar un inconveniente el hecho de que no haya mucho software empresarial para este sistema operativo y es que las grandes marcas comerciales aún no se han dado cuenta del potencial que puede llegar a tener.

Mac OS

El principal inconveniente de este sistema operativo es que está diseñado para funcionar tan solo en las máquinas fabricadas por Apple, las cuales no son precisamente baratas. Así pues, para decidirse por esta opción, hay que tener muy claro, tanto que la liquidez de la empresa se puede permitir semejante inversión como que esta es realmente necesaria.

Aún así, no deja de ser un sistema operativo prioritariamente orientado a trabajos de diseño y creatividad por lo que para una empresa que no pertenezca a estos sectores no es una herramienta imprescindible.

¿Qué riesgos tiene utilizar software pirata en tu empresa?

Desde que la piratería forma parte de nuestras vidas, algunas empresas han querido ahorrar recursos y, en lugar de contratar softwares legales, han preferido poner en peligro la propia imagen y estabilidad de la compañía. Piratear es ilegal y, si además se hace dentro de las empresas, el grado del delito incrementa razonablemente.

Es probable que desconozcas las consecuencias que puede acarrear realizar pirateo en las empresas: desde multas de casi 300.000 € hasta la perdida de todo el almacenamiento introducido en los ordenadores. La inclusión de virus o malware mediante software pirata está prácticamente garantizado y estos virus pueden acabar con datos, información o trabajo muy importante.

El riesgo del uso de software pirata en la empresa

Como sabes, el pirateo de software es ilegal y, como todo lo que es ilegal, conlleva poner en riesgo nuestro equipo y, en el caso de una empresa, nuestro propio negocio. Hay que diferenciar también el uso de software libre, como pueden ser programas de oficina gratuitos. A estos programas, que se pueden descargar libremente por Internet, no nos referimos, ya han sido creados específicamente para su uso libre y gratuito.

El riesgo comienza porque se están cometiendo ilegalidades en la empresa con la obtención gratuita de productos de pago. En el momento en el que se descubre que una empresa está utilizando programas de manera ilegal, el riesgo de denuncia crece notablemente. Los derechos de autor no están para saltárselos y la denuncia puede variar según el caso: desde una sanción económica hasta incluso la cárcel para los propietarios o responsables máximos de la empresa.

Otro problema que deriva del uso de programas informáticos pirata es que se pone en ‘jaque’ a la empresa y la seguridad de esta desciende precipitadamente. Los virus que circulan por la red acaban introduciéndose en los ordenadores, infectándolos y actuando en contra de los intereses de la empresa. Se pueden llegar a perder todos los datos en cuestión de segundo o acabar siendo hackeado.

Las actualizaciones también suponen un problema para las empresas que no tienen programas legales. Si un trabajador, sin querer, actualiza su computadora, la empresa que está siendo estafada se dará cuenta de que alguien está usando ilegalmente su producto, tomando parte de ello. Además, no poder actualizar el programa o el sistema operativo también supone un riesgo para el ordenador en el que se trabaja.

Por tanto, debes tener en cuenta que el hecho de comprar (adquirir legalmente) el software no supone un desembolso mayúsculo y que, con la eclosión de la nube, las vías se han expandido notablemente a favor de las empresas. Además, piensa que es innecesario poner en riesgo la seguridad y la imagen de tu empresa por un importe que, finalmente, no nos ahorraremos.

Tareas de una empresa de mantenimiento informático

Las tareas de mantenimiento informático que se deben realizar en una empresa son muchas y muy variadas. Se aplican tanto al software como al hardware y van, desde la limpieza de los equipos hasta la optimización de su rendimiento.

Mantenimiento informático del hardware

Entre las tareas de mantenimiento del hardware se encuentran las siguientes:

• Limpieza de ordenadores y periféricos: para su correcto funcionamiento, todos los dispositivos deben ser limpiados con regularidad. En especial, hay que encargarse de eliminar el polvo de todos los canales de ventilación para permitir el paso del aire y evitar sobrecalentamientos, así como eliminar los restos de tóner y pequeños trozos de papel de las impresoras, los cuales podrían afectar a su funcionamiento.
• Organización de cables: como siempre acaban moviéndose, los cables deben ser reorganizados, además de añadir los necesarios o eliminar los que hayan dejado de usarse. De esta manera, quedan recogidos de la forma menos molesta posible y se evitan tiranteces que podrían dañar a los dispositivos.
• Reubicación de puestos de trabajo: con los cambios organizativos o de personal de la empresa, se deberán recolocar los dispositivos en los lugares correspondientes, retirándolos de donde ya no sean necesarios.
• Repaso del inventario: toda empresa debe tener un inventario de sus dispositivos informáticos. Dicho inventario tiene que, además, mantenerse actualizado conforme a los diferentes cambios que se van sucediendo.

Mantenimiento informático del software

Algunas de las múltiples tareas de mantenimiento que se deben realizar sobre el software usado por la empresa son:

• Actualizaciones del sistema operativo y las aplicaciones: en caso de no estar automatizadas, habrá que realizarlo de forma manual y de manera periódica para asegurarse, tanto del buen funcionamiento de los dispositivos como de la seguridad proporcionada por las últimas versiones de los sistemas operativos.
• Eliminación de malware: como parte del mantenimiento informático también se debe realizar un análisis de los sistemas para revisar si están infectados por algún tipo de malware o virus y, en caso afirmativo, proceder a su desinfección.
• Optimización de los recursos de los dispositivos: es necesario mejorar su funcionamiento con una buena revisión periódica del software y, de ser necesario, una reconfiguración, para sacarles el máximo rendimiento. Además, mediante esta optimización es posible detectar posibles carencias de hardware y recomendar ampliaciones.
• Realizar copias de seguridad y verificar su correcto funcionamiento: es imprescindible realizarlas con regularidad, ya se trate de copias completas o incrementales que actualicen una copia previa. También es importante que se mantengan fuera de la empresa, por ejemplo, en la nube, para el caso de un fallo completo del sistema.

Después de realizadas las correspondientes copias, estas deben ser comprobadas para asegurar su funcionalidad y la posibilidad real de recuperación de los datos en caso de pérdida.

Tipos de contratos de mantenimiento informático

Un sin fin de elementos informativos y dispositivos nos rodean en nuestros puestos de trabajo en la actualidad, día a día interactuamos con ordenadores, tabletas, teléfonos, maquinas y sitios web en los diferentes terminales que nuestra empresa pueda tener, elementos de información que se trasmiten a través de cableado, infraestructuras, centralitas y servidores son constantemente transportados de un lugar a otro para que nuestra compañía pueda realizar su actividad.

No nos acordamos de que todo funciona correctamente hasta que un día algo falla y la empresa deja de atender sus clientes por motivos informativos. ¿Qué hacemos en este caso?

Para evitar este problema, desde este post te aconsejamos pensar en un mantenimiento informático adecuado a tus instalaciones. Por eso, vamos a ver los diferentes contratos de mantenimiento informático.

Tipos de contratos de mantenimiento informático

Es importante saber qué servicios informáticos necesitamos, ya que no todas las empresas tienen las misma necesidades en este ámbito ni todas las empresas requieren de la mismas atenciones. Debido a esto, cualquier empresa que podríamos contratar debería ofrecer un servicio adaptable y personalizado a cada cliente, con diferentes servicios según las necesidades de cada uno.

En los contratos de mantenimiento de dichas empresas deberían valorarse ciertos aspectos como la celeridad en las reparaciones, el tiempo de contrato, la atención necesaria de cada uno, y si plantean algún tipo de contrato de prevención o correctivo, entre otras cosas. Por eso distinguimos varios tipos de contrato.

1. Contrato de mantenimiento preventivo: Está orientado a analizar e identificar periódicamente posibles problemas para evitarnos contratiempos.
2. Contrato de limpieza: Orientado tanto al mantenimiento del hardware, limpiando sus componentes y dispositivos, como del software, para un correcto funcionamiento de los programas en todos los dispositivos de nuestra empresa.
3. Contratos de seguridad informática: Estos servicios se usan para detectar posibles virus o malware para que se puedan eliminar a tiempo. Se suelen realizar de forma periódica.
4. Contrato de mantenimiento correctivo: Este se orienta a solucionar un problema que ya se ha producido, tanto en el software como en el hardware. Es crucial incluir cláusulas de tiempo para que todo vuelva a la normalidad lo antes posible.
5. Contrato de asesoramiento informático: Para mantenerte al día de las últimas novedades informáticas puedes contratar a una empresa que analice tu situación y tus necesidades para dar posibles soluciones para la misma.

Como colofón, diremos que debemos tener en cuenta que, en todos los tipos de contrato de mantenimiento informático, es vital tener todas las cláusulas claras para delimitar las responsabilidades de cada parte. Debemos contratar a una empresa que nos permita personalizar el servicio según nuestras responsabilidades y revisar nuestros soportes informáticos asiduamente para evitar que nuestros clientes queden desconectados de nosotros.

Por qué empresa informática decantarse

La informática en los últimos años se ha ido extendiendo a pasos agigantados, de tal manera que existen numerosas empresas que se dedican al mantenimiento informático para clientes y pequeñas y medianas empresas.

Tantos los clientes como las pymes solemos tener dudas a la hora de decidir qué empresa de servicios informáticos contratar. Seguro que te has preguntado alguna vez: ¿cómo sé si no me van a cobrar más dinero de lo normal por este servicio?

Para evitar fraudes y despejar las dudas, lo mejor es que te informes de primera mano sobre las empresas que ofrecen servicios informáticos de calidad, teniendo claro que el precio de contratar a una empresa especializada es mayor que el de acudir a un informático freelance.

Por lo tanto, en este post te vamos a exponer una serie de cuestiones que cualquier pyme o cliente tienen que evaluar antes de decantarse por una empresa u otra.

Experiencia

La experiencia profesional es esencial para elegir una empresa u otra. No es lo mismo una empresa nueva, y desconocida, que una compañía que lleva años trabajando en el mercado. Es igual a lo que sucede en una selección de personal: no es lo mismo contratar a un recién titulado que a un informático con 15 años de experiencia en distintas empresas. Por lo tanto, la experiencia es un grado a la hora de contratar estos servicios.

Calidad-precio

Como pauta general, debes evitar las empresas con precios abusivos y con precios ganga. Lo ideal es un punto intermedio, que establezca una cuantía mensual aceptable para resolver cualquier necesidad informática. También es fundamental que exista complicidad entre el informático y tú desde el primer contacto.

Atención al cliente

Las mejores empresas de informática se hacen cargo del mantenimiento de la empresa mediante control remoto, pudiendo en todo momento solucionar problemas en cualquier parte del mundo.

Si el servicio contratado no proporciona este control remoto de atención al cliente, se trata de un servicio mejorable.

Profesionalidad

Este aspecto no se conoce con seguridad hasta que no se ha contratado a la empresa informática. Sin embargo, resulta imprescindible informarse previamente, buscar referencias, hablar con otras pymes y conocer su grado de satisfacción. Sin lugar a dudas, no es recomendable acudir a una persona que no es profesional: por muy económico que resulte, acabará causando más problemas a los equipos informáticos de los que ya tiene.

Equipo y conocimientos

Antes de contratar hay que definir qué servicios específicos necesitas. Una vez conocidos, podrás empezar a buscar empresas que te los proporcionen.

Así, hay empresas que necesitan servicios de hardware y otras de software, dos campos diferentes que, en ocasiones, puede solucionar una misma empresa de informática. Sin embargo, no siempre es así, por lo que deberás informarte previamente sobre las características de cada alternativa.

Como mantener el hardware en tu oficina

Los equipos informáticos de la oficina suelen ser la inversión más importante de una empresa. Adquirir estos equipos supone un gran desembolso económico, por lo que es vital cuidarlos adecuadamente. Por este motivo, es recomendable realizar mantenimientos periódicos tanto del software como del hardware de la oficina. Se trata de un proceso clave, no solamente por el aspecto económico, sino porque el ordenador se ha convertido en el gran protagonista de la mayor parte de los trabajos.

Para realizar un correcto mantenimiento del hardware, lo principal es poder contar con la ayuda de un profesional de la informática. Un profesional que cuente con los conocimientos y la experiencia necesaria, para poder llevar a cabo dicho mantenimiento de una manera adecuada. Dependiendo del tamaño de tu empresa, puedes contar con una persona que esté incluida dentro del personal de la propia compañía o externalizar estos servicios con una empresa que se dedique a ello.

Además de contar con el apoyo de un técnico informático, hay una serie de sencillos consejos que puedes llevar a cabo para asegurarte de que los equipos informáticos se mantienen en perfecto estado.

Pautas para el mantenimiento de hardware en oficina

• Es importante que el CPU no se encuentre situado en un espacio muy cerrado, ya que precisa de una correcta ventilación para funcionar a pleno rendimiento. Por este mismo motivo, tampoco es aconsejable que apoyéis objetos encima que puedan obstaculizar la ventilación.
• No es recomendable que mováis el equipo constantemente. Intentad hacerlo solamente en las ocasiones en las que sea absolutamente necesario. Tampoco deberíais comer cerca del ordenador, ya que se podrían colar restos de comida que perjudicasen su adecuada actividad.
• Al finalizar cada jornada laboral es muy importante que os aseguréis de apagar correctamente todos los equipos, incluidos los monitores y las impresoras de la oficina. La sobrecarga puede ocasionar daños al hardware de una oficina.
• Evitar colocar objetos magnéticos cerca de los equipos, ya que estos pueden causar alteraciones en su funcionamiento. No es algo que ocurra en todas las ocasiones, pero es conveniente evitarlo para no arriesgarte innecesariamente.
• Los cortes de energía son uno de los grandes enemigos de los equipos informáticos. Por ello, si puedes costearlo, es importante que instales dispositivos de corriente eléctrica ininterrumpida. De esta forma, los equipos tendrán energía temporal cuando se produzca un posible apagón.
• Los ordenadores deben estar en habitaciones secas, porque la humedad no es buena para su funcionamiento. Igualmente el polvo tampoco es amigo del hardware, por lo que es importante mantener el espacio libre de partículas de polvo, en la medida de lo posible.

Estos son solo unos consejos que se pueden llevar a cabo simple y fácilmente, pero siempre será recomendable complementarlos con un mantenimiento adecuado del software a través de profesionales.